نموذج فاتورة تصوير جاهز مع إيصال استلام الدفعات
نموذج فاتورة تصوير جاهز مع إيصال استلام الدفعات
يوم تسليم الصور، يقول والد العروس إنه حوّل 8,000 جنيه عربوناً. في دفتركم مكتوب 6,000. تفتحون واتساب وتبحثون عن لقطة شاشة التحويل بين مئات الرسائل، والعائلة تنتظر أمامكم.
موقف كهذا يحسمه ورق مكتوب: فاتورة تقول كم المستحق، وإيصال لكل دفعة يقول كم وصل ومتى. تجدون هنا نموذجاً جاهزاً لكل منهما، مع شرح كل بند.
ملاحظة على الأرقام: كل المبالغ الواردة هنا أمثلة لتوضيح الشكل. ضعوا أرقامكم مكانها.
العقد والفاتورة والإيصال
العقد يسجّل ما اتفقتم عليه مع العميل: الخدمة والسعر وشروط الإلغاء. الفاتورة تسجّل المبلغ المستحق ومواعيد سداده. أما الإيصال فيسجّل مبلغاً وصلكم بالفعل، في تاريخ محدد، عن دفعة محددة.
كثير من الاستوديوهات تكتفي بالعقد، وبعضها يعمل بلا عقد أصلاً. ويظهر النقص يوم يتذكّر الطرفان الرقم نفسه بشكل مختلف.
البند · الفاتورة · الإيصال
متى تصدر · عند تأكيد الحجز · لحظة استلام أي مبلغ
ماذا تقول · هذا المستحق عليكم · هذا ما استلمناه منكم
كم مرة · مرة واحدة لكل حجز · مرة مع كل دفعة
القاعدة بسيطة: فاتورة واحدة للحجز، وإيصال لكل دفعة. حجز يُدفع على ثلاث مراحل يحتاج فاتورة واحدة وثلاثة إيصالات.
ما تتضمّنه فاتورة التصوير
بيانات الاستوديو
اسم الاستوديو، ورقم الهاتف، والبريد الإلكتروني، ورقم السجل التجاري إن كان لديكم سجل.
بيانات العميل
الاسم الكامل ورقم الهاتف. في الأفراح اكتبوا اسمي العروسين معاً، فالتحويل يأتي مرة من رقم العريس ومرة من رقم والدة العروس.
رقم الفاتورة وتاريخها
رقّموا الفواتير بتسلسل يبدأ من جديد مع كل سنة: 2026-001، ثم 2026-002. حين يسألكم عميل عن فاتورة الربيع الماضي تجدونها في ثوانٍ، وإن سقط رقم من التسلسل تعرفون أن وثيقة ضاعت معه.
تفاصيل الخدمة بنداً بنداً
الباكدج: اسمه، وساعات التغطية، وعدد الصور المعدّلة، ومدة التسليم.
الألبوم المطبوع: المقاس وعدد الصفحات.
الإضافات: مصوّر فيديو، مصوّر ثانٍ، ساعة إضافية.
سطر واحد يقول "تصوير فرح: 15,000 جنيه" يفتح نقاشاً يوم التسليم حول الألبوم وهل كان مشمولاً. حين يأخذ كل بند سطره، يُغلق هذا النقاش من يوم الحجز.
جدول الدفعات
العربون: المبلغ، وتاريخ الاستحقاق (نقترح يوم التأكيد)، والحالة.
الدفعة الثانية: في موعد تحددونه قبل المناسبة.
المتبقي: يوم التسليم أو قبله.
انسخوا هذا الجدول من العقد كما هو. إن اختلفت الوثيقتان، سيستند العميل إلى الرقم الذي يناسبه. تجدون ضبط الجدول في نموذج عقد التصوير، وتجدون نسبة العربون وما يحدث له عند الإلغاء في دليل العربون وشروط الإلغاء.
طرق الدفع
اكتبوا القنوات التي تقبلونها: إنستاباي، فودافون كاش، تحويل بنكي، نقداً. وأضيفوا رقم المحفظة أو عنوان إنستاباي. العميل الذي لا يعرف أين يحوّل يؤجّل التحويل.
نموذج فاتورة تصوير جاهز
انسخوا النموذج واملؤوا ما بين الأقواس:
فاتورة رقم: [2026-001]
التاريخ: [اليوم/الشهر/السنة]
من: [اسم الاستوديو]، [الهاتف]، [البريد الإلكتروني]
إلى: [اسم العميل أو اسما العروسين]، [الهاتف]
المناسبة وتاريخها: [فرح / كتب كتاب / حنة / سيشن]، [التاريخ]
الخدمة: [الباكدج، ساعات التغطية، عدد الصور المعدّلة، مدة التسليم]
الإضافات: [كل إضافة وسعرها]
الإجمالي: [المبلغ] جنيه
المدفوع حتى اليوم: [المبلغ] جنيه
الرصيد المتبقي: [المبلغ] جنيه
العربون: [المبلغ]، يُستحق في [التاريخ]، [مدفوع / مستحق]
الدفعة الثانية: [المبلغ]، تُستحق في [التاريخ]، [مدفوع / مستحق]
الدفعة الأخيرة: [المبلغ]، تُستحق في [التاريخ]، [مدفوع / مستحق]
طرق الدفع: [إنستاباي / فودافون كاش / تحويل بنكي / نقداً]
بيانات التحويل: [رقم المحفظة أو الحساب]
ملاحظات: [أي شرط إضافي، والعقد هو المرجع عند الاختلاف]
نموذج إيصال استلام دفعة
إيصال رقم: [2026-001-A]
مرتبط بالفاتورة رقم: [2026-001]
التاريخ: [اليوم/الشهر/السنة]
استلم [اسم الاستوديو] من [اسم العميل] مبلغ [المبلغ بالأرقام] جنيه (فقط [المبلغ بالحروف] جنيهاً مصرياً لا غير)
عن: [العربون / الدفعة الثانية / الدفعة الأخيرة] لحجز [المناسبة] بتاريخ [التاريخ]
طريقة الدفع: [إنستاباي / فودافون كاش / تحويل بنكي / نقداً]
رقم العملية: [من رسالة التأكيد، إن وُجد]
المتبقي بعد هذه الدفعة: [المبلغ] جنيه
توقيع المستلم: ____________
اكتبوا المبلغ بالأرقام والحروف معاً. الكتابة بالحروف تمنع تحويل 5,000 إلى 8,000 بجرّة قلم.
رقم العملية يربط الإيصال برسالة التأكيد التي وصلتكم من البنك أو المحفظة. ولمطابقة هذه التحويلات مع الحجوزات، راجعوا متابعة مدفوعات إنستاباي وفودافون كاش.
أخطاء تتكرر في فواتير المصورين
الاكتفاء برسالة "تم التحويل"
الرسالة لا تذكر الحجز ولا الدفعة ولا ما تبقّى. بعد عشرين عميلاً في الموسم، لن تعرفوا أي تحويل يخص أي فرح.
إيصال بلا رصيد متبقٍّ
اكتبوا المتبقي في كل إيصال. العميل يتذكّر ما دفعه، وينسى غالباً ما بقي عليه.
فاتورة واحدة لكل مناسبات الفرح
حين يحجز العروسان الحنة وكتب الكتاب والفرح، تكون كل مناسبة حجزاً مستقلاً بتاريخه وعقده وجدول دفعاته. أصدروا فاتورة لكل حجز. هكذا يرى الجميع أن عربون الحنة دُفع وأن الدفعة الثانية للفرح ما زالت مستحقة، ولا تختلط المبالغ. شرحنا هذا التنظيم في تصوير الفرح بمناسباته المتعددة.
كتابة الإيصال بعد أيام
الإيصال الذي يُكتب بعد أسبوع يُكتب من الذاكرة. اكتبوه لحظة وصول المبلغ، ولو كان صورة من الهاتف ترسلونها على واتساب.
الإيصالات من داخل نظام الحجز
ملء نموذج يدوي مع كل دفعة يأخذ وقتاً، وفي ضغط الموسم تسقط منه أرقام. حين يكون الحجز والعميل وجدول الدفعات في مكان واحد، يكفي أن تسجّلوا الدفعة ليخرج إيصالها مرقّماً ويتحدّث الرصيد على الحجز.
في Lnsly تسجّلون الدفعة مع طريقتها (نقداً، إنستاباي، فودافون كاش، تحويل بنكي)، فيصدر لها إيصال PDF برقم خاص بالعربية أو الإنجليزية، وتعرض صفحة الحجز ما دُفع وما تبقّى.
أسئلة شائعة
هل تغني الفاتورة عن العقد؟
لا. الفاتورة تخص المال وحده. نطاق الخدمة وحقوق استخدام الصور وشروط الإلغاء مكانها العقد.
هل يجب طباعة الفاتورة؟
لا. ملف PDF على واتساب أو البريد الإلكتروني يكفي، وأرشفته أسهل.
كيف نرقّم الإيصالات؟
أضيفوا حرفاً إلى رقم الفاتورة: 2026-001-A للدفعة الأولى، و2026-001-B للثانية.
ماذا لو دفع العميل نقداً؟
الإيصال هنا هو الأثر الوحيد للعملية. اطلبوا توقيعه على نسخة، أو أرسلوا له صورة الإيصال على واتساب واحتفظوا بردّه.
هل نحتاج فاتورة رسمية لأغراض ضريبية؟
يتوقف ذلك على طريقة تسجيل نشاطكم. اسألوا محاسباً عن وضعكم، واستخدموا هذا النموذج لتنظيم تعاملكم مع العملاء.
الفواتير والإيصالات تخبركم بما دخل. أما ما يبقى لكم بعد أجر المساعد والمونتير والبنزين، فتجدونه في دليل متابعة دخل ومصاريف المصوّر.
