العربون وشروط الإلغاء: إزاي تحمون مواعيدكم كمصورين
العربون وشروط الإلغاء: إزاي تحمون مواعيدكم كمصورين
تكتب لكم عروس في مارس: "احجزوا لنا يوم 14 أغسطس، هنبعت العربون الأسبوع الجاي". توافقون، وتكتبون الاسم في الأجندة. بعد أسبوع يسألكم عريس آخر عن اليوم نفسه، فتعتذرون له لأن التاريخ "محجوز". وفي منتصف أبريل تصلكم رسالة قصيرة: "معلش، لقينا مصور تاني".
لم يصلكم العربون قط. خسرتم العميلين، وأصبح يوم خميس في قلب الموسم فارغاً في وقت لم يعد فيه أحد يبحث عن مصور لذلك التاريخ.
هذا الدليل عن الورقة التي تمنع تكرار هذا المشهد: بند العربون وبند الإلغاء في عقدكم.
ملاحظة: كل النسب والمدد في هذا المقال أمثلة توضيحية لشرح الفكرة، وليست معياراً للسوق. ضعوا أرقامكم أنتم.
ما الذي يجب أن يكون في عقد الحجز
عقد حجز الفرح لا يحتاج أن يكون طويلاً. صفحة واحدة تكفي، في أعلاها خانات تُملأ مع كل حجز: نوع الباكدج، والعربون المدفوع، وتاريخ الفرح، والإجمالي، والمتبقي، والقاعة، ثم اسم العروسة ورقمها واسم العريس ورقمه. رقم الطرفين مهم، لأن من يدفع ليس دائماً من يتواصل معكم.
وتحت الخانات بنود قصيرة، أهمها:
عربون بمبلغ ثابت كحد أدنى، مثلاً 3,000 جنيه، ولا يُرد.
باقي المبلغ يُسدَّد قبل الفرح بموعد محدد، لا في يوم الفرح.
لا مصور آخر في القاعة، وإن وُجد يسقط التزامكم بتصوير القاعة.
المواعيد المتفق عليها ثابتة، لأنكم ترتّبون حولها تصوير عملاء آخرين.
تكلفة التصوير في أي مكان خارجي على العميل.
لا تسليم للصور ولا طباعة دون عقد موقّع.
وهناك خطأ يتكرر في عقود كثيرة: موعدان لدفعة واحدة. بند يطلب إتمام المبلغ قبل الفرح بعشرة أيام، والبند الذي بعده يطلبه قبل الفرح بأسبوع ويعدّ العقد لاغياً إن لم يُسدَّد. العميل الذي يدفع قبل الفرح بثمانية أيام متأخر حسب البند الأول وملتزم حسب الثاني، وكل طرف سيقرأ البند الذي يناسبه. لكل دفعة اكتبوا موعداً واحداً، ونتيجة واحدة إن فات.
وما تسكت عنه هذه العقود غالباً لا يقل أهمية: التأجيل، وهو أكثر ما يحدث في الأفراح، وما يحصل عليه العميل إن اعتذر الاستوديو نفسه، وطريقة إثبات أن العميل أبلغ بالإلغاء ومتى يبدأ حساب المدة. بقية المقال تغطي هذه النقاط. أما حق الاستوديو في نشر الصور في معرض أعماله وعلى إنستغرام، فمكانه بند حقوق الاستخدام في نموذج عقد التصوير.
الموعد لا يُحجز قبل وصول العربون
القاعدة الأولى بسيطة: التاريخ لا يدخل الأجندة باسم عميل إلا بعد أن يصل العربون ويُسجَّل. قبل ذلك هو "استفسار"، مهما كان العميل لطيفاً أو متحمساً.
العربون في شغل التصوير ثمن حجز اليوم نفسه. حين يدفعه العميل فهو يشتري منكم التزاماً بعدم قبول أي عمل آخر في ذلك التاريخ. ولهذا بالتحديد يصعب عليكم ردّه كاملاً عند الإلغاء: اليوم الذي رفضتم فيه عملاء آخرين لا يعود.
قولوا هذا للعميل بوضوح في أول محادثة: "نثبّت الموعد بعد وصول العربون". جملة واحدة تغنيكم عن أسابيع من الانتظار.
كم يكون العربون؟
اختبار واحد يساعدكم: العربون يجب أن يغطي على الأقل ما ستخسرونه لو ألغى العميل في وقت لا يسمح ببيع التاريخ لغيره. وأمامكم طريقتان شائعتان لتحديده.
مبلغ ثابت كحد أدنى. عربون 3,000 جنيه لأي باكدج مثلاً. الرقم سهل: يعرفه العميل من أول رسالة، ولا يحتاج أحد إلى آلة حاسبة. لكنه يغطي جزءاً صغيراً من الباكدج الكبير. على باكدج بـ 20,000 جنيه يساوي 15% فقط، ولو ألغى العروسان قبل الفرح بثلاثة أسابيع فلن يعوّض يوماً لن تجدوا له بديلاً.
نسبة من قيمة الباكدج. عربون 30% على الباكدج نفسه يساوي 6,000 جنيه، ويكبر مع حجم الحجز. في المقابل تحتاجون حساباً مع كل عرض، وقد يثقل الرقم على الباكدجات الأغلى.
ويمكنكم الجمع بينهما: نسبة من قيمة الباكدج بحد أدنى ثابت، فلا ينزل العربون تحت رقم معيّن مهما صغر الباكدج.
بعض الأمور ترفع العربون الذي تحتاجونه:
التواريخ المطلوبة بشدة، مثل خميس وجمعة في شهور الصيف.
الباكدجات التي فيها ألبوم مطبوع أو فريق من أكثر من مصور، لأنكم تحجزون أشخاصاً آخرين معكم.
الحجز قبل الموعد بفترة طويلة، لأن التاريخ يبقى مغلقاً شهوراً.
وإن لم تكونوا متأكدين من سعر الباكدج نفسه، فابدؤوا من هناك: كيف تسعّرون باكجات التصوير. العربون جزء من رقم، والرقم يجب أن يكون صحيحاً أولاً.
عربون مسترد أم غير مسترد؟
معظم المصورين يكتبون "العربون لا يُرد" ثم يتراجعون عند أول عميلة تبكي على الهاتف. البند الذي لا تطبّقونه أسوأ من غيابه، لأنه يعلّم العملاء أن شروطكم قابلة للتفاوض.
الأفضل أن تكتبوا بنداً تستطيعون الالتزام به. أمامكم خياران واضحان:
عربون غير مسترد بالكامل، مع حق التأجيل. العميل لا يسترد المبلغ، لكنه يستطيع نقله إلى تاريخ آخر وفق شروط التأجيل. هذا الخيار يحميكم ويترك للعميل مخرجاً إنسانياً.
عربون مسترد جزئياً حسب مدة الإخطار. كلما أبلغكم العميل مبكراً استرد جزءاً أكبر. هذا أنسب للاستوديوهات التي تحجز قبل الموعد بسنة كاملة.
اختاروا واحداً واكتبوه كما هو، ثم طبّقوه على الجميع.
سلّم الإلغاء حسب مدة الإخطار
الإلغاء قبل الفرح بستة أشهر يختلف تماماً عن الإلغاء قبله بأسبوع. في الحالة الأولى أمامكم وقت لبيع التاريخ لعميل آخر، وفي الثانية لا.
لذلك يربط سلّم الإلغاء ما يستحقه الاستوديو بموعد إخطار العميل. مثال توضيحي لباكدج بـ 20,000 جنيه وعربون 6,000:
موعد الإلغاء قبل التصوير · ما يستحقه الاستوديو
أكثر من 90 يوماً · العربون فقط
من 30 إلى 90 يوماً · 50% من قيمة الباكدج
أقل من 30 يوماً · القيمة كاملة
احسبوا المدة من تاريخ وصول الإخطار المكتوب، ورسالة واتساب تكفي إن نصّ العقد على ذلك. هذا التفصيل يمنع خلافاً شائعاً: "أنا قلتلكم في التليفون من شهرين".
التأجيل غير الإلغاء
في الأفراح المصرية يحدث التأجيل كثيراً: ظرف عائلي، أو تغيير القاعة، أو سفر أحد العروسين. والعميل الذي يؤجل لا يريد أن يخسر عربونه، وأنتم لا تريدون أن تخسروا عميلاً.
اكتبوا للتأجيل بنداً مستقلاً يجيب عن ثلاثة أسئلة:
كم مرة؟ مرة واحدة بلا رسوم مثلاً، وبعدها يُعامل التأجيل كإلغاء.
إلى متى؟ تاريخ جديد خلال 12 شهراً من التاريخ الأصلي، حتى لا يبقى العربون معلقاً إلى الأبد.
بأي سعر؟ بسعر العقد الأصلي، أو بسعر الموسم الجديد إن ارتفعت أسعاركم. قرّروا مسبقاً واكتبوا القرار.
وأضيفوا جملة مهمة: التأجيل مشروط بأن يكون التاريخ الجديد متاحاً لديكم. إن كان محجوزاً لعميل آخر، يختار العميل تاريخاً غيره أو يُطبَّق عليه بند الإلغاء.
إذا كانت أيام الفرح عدة مناسبات، مثل الحنة وكتب الكتاب والفرح، فتعاملوا مع كل مناسبة كحجز مستقل بعربونه وشروطه. تأجيل الحنة وحدها يصبح عندها أمراً واضحاً لا يمسّ بقية الأيام. شرحنا هذا بالتفصيل في تنظيم تصوير الفرح متعدد المناسبات.
وإذا ألغيتم أنتم؟
العقد العادل يلزم الطرفين. مرض مفاجئ، أو حادث، أو عطل في المعدات يوم التصوير: كل هذا يحدث، والعميل من حقه أن يعرف ما الذي سيحصل عليه.
الحد الأدنى المقبول:
إبلاغ العميل فور معرفتكم.
عرض مصور بديل بمستوى مماثل إن استطعتم، بعد موافقة العميل.
إن لم يقبل البديل أو لم يتوفر، ردّ كل ما دفعه العميل، بما فيه العربون.
وجود هذا البند يجعل شروطكم الأخرى مقبولة. العميل الذي يرى أنكم تلتزمون بشيء في المقابل يوقّع على بند الإلغاء بسهولة أكبر.
صيغة البنود في العقد
هذه صيغة يمكنكم تعديلها لتناسب أرقامكم. ضعوها في قسم الدفع والإلغاء من عقدكم، وإن لم يكن لديكم عقد بعد فابدؤوا من نموذج عقد التصوير الجاهز.
العربون: يُثبَّت موعد التصوير بعد استلام عربون قدره 30% من قيمة الباكدج، بحد أدنى [المبلغ] جنيه. العربون غير مسترد، ويمكن نقله إلى تاريخ آخر وفق بند التأجيل.
الإلغاء: إذا ألغى العميل الحجز قبل أكثر من 90 يوماً من موعد التصوير، يحتفظ الاستوديو بالعربون فقط. من 30 إلى 90 يوماً يستحق الاستوديو 50% من قيمة الباكدج. أقل من 30 يوماً يستحق الاستوديو القيمة كاملة. تُحسب المدة من تاريخ وصول الإخطار المكتوب، بما في ذلك رسائل واتساب.
التأجيل: يحق للعميل تأجيل الموعد مرة واحدة دون رسوم، إلى تاريخ خلال 12 شهراً من الموعد الأصلي، بشرط توفر التاريخ الجديد لدى الاستوديو.
إلغاء الاستوديو: إذا تعذّر على الاستوديو التصوير لأي سبب، يلتزم بإبلاغ العميل فوراً، ويعرض مصوراً بديلاً، فإن رفضه العميل يرد الاستوديو كامل المبلغ المدفوع.
هذا المقال للتوعية وليس استشارة قانونية. اعرضوا عقدكم على محامٍ قبل اعتماده.
تحصيل العربون وتسجيله
معظم العرابين اليوم تصل عبر إنستاباي أو فودافون كاش. التحويل سريع، لكن المشكلة تبدأ بعده: لقطة شاشة ضائعة في محادثة، ولا أحد يتذكّر بعد ثلاثة أشهر هل كان هذا العربون أم دفعة الألبوم.
ثلاث عادات تحلّ المشكلة:
اطلبوا من العميل أن يكتب اسمه أو تاريخ الفرح في ملاحظة التحويل.
سجّلوا الدفعة في نفس اليوم: المبلغ، والتاريخ، ووسيلة الدفع، ولأي حجز هي.
أرسلوا للعميل إيصالاً مكتوباً بالمبلغ ورصيده المتبقي. نموذج إيصال الدفع يوفّر عليكم كتابته من الصفر.
ولمن يستقبل عشرات التحويلات في الموسم، كتبنا دليلاً مستقلاً عن متابعة مدفوعات إنستاباي وفودافون كاش.
في Lnsly، يرتبط بكل حجز عقد واحد وجدول دفع واحد، فيظهر العربون كأول قسط، وتسجّلون كل دفعة بوسيلتها، إنستاباي أو فودافون كاش أو كاش، فتعرفون المتبقي دون الرجوع إلى المحادثات. ويصل العقد إلى العميل رابطاً يوقّعه إلكترونياً، وفيه شروط الإلغاء والتأجيل التي كتبتموها.
قبل أن تعدّلوا عقدكم
راجعوا آخر ثلاث حالات إلغاء أو تأجيل مرّت عليكم. اسألوا أنفسكم: لو كانت هذه البنود مكتوبة وقتها، ماذا كان سيتغيّر؟ الإجابة تخبركم أي نسبة وأي مدة تناسب استوديوكم أكثر من أي مثال في هذا المقال.
