إزاي تتابعون مدفوعات إنستاباي وفودافون كاش من غير ما تضيع دفعة
إزاي تتابعون مدفوعات إنستاباي وفودافون كاش من غير ما تضيع دفعة
تصل الرسالة يوم الثلاثاء في الحادية عشرة ليلاً: "حوّلت يا فندم"، ومعها لقطة شاشة. تردّون بـ"وصل، شكراً" وتكملون يومكم.
بعد ثلاثة أشهر، قبل الفرح بأسبوع، تسأل العروسة: "إحنا كده دفعنا كام؟" تفتحون المحادثة وتبدؤون في التمرير. تجدون لقطة شاشة بمبلغ 3,000 جنيه في يونيو، وأخرى بمبلغ 5,000 في أغسطس. ثم تتذكّرون أن أخا العريس حوّل مبلغاً من رقمه هو، ولا تعرفون في أي محادثة، ولا إن كان جزءاً من الـ5,000 أو دفعة منفصلة. وفي تطبيق المحفظة نفسه تحويلات من أرقام لا تعرفونها، بينها تحويل من قريب لكم وآخر من عميل جلسة خطوبة.
المبلغ في الحساب، لكن لا أحد يعرف لمن هو.
ملاحظة على الأرقام: المبالغ في هذا المقال أمثلة لتوضيح الطريقة، وليست أسعاراً مقترحة.
لقطة الشاشة وحدها لا تكفي
لقطة الشاشة تثبت أن تحويلاً حدث. لكنها لا تقول لأي حجز يعود، ولا إن كانت الدفعة الأولى أم الثانية، ولا ما تبقّى على العميل بعدها. وهي محبوسة في محادثة واحدة، فلا يمكنكم جمع لقطات عشرين عميلاً لتعرفوا دخل الشهر.
والأخطر أن بعض اللقطات تكون لتحويل لم يكتمل، أو لتحويل أُلغي بعد التصوير. المرجع الوحيد الذي يُعتدّ به هو ما وصل فعلاً إلى حسابكم أو محفظتكم.
لذلك نفصل بين شيئين: الإثبات (لقطة الشاشة أو إشعار التطبيق)، والسجل (سطر واحد مكتوب عندكم يربط المبلغ بالحجز). الإثبات يأتي من العميل، والسجل تكتبونه أنتم.
ثلاث عادات تسهّل كل ما بعدها
حساب أو رقم للاستوديو وحده
حين تصل تحويلات العملاء إلى المحفظة نفسها التي يحوّل عليها الأهل والأصدقاء، تصبح كل مراجعة عملية تخمين. خصّصوا للاستوديو خطاً لفودافون كاش وعنواناً على إنستاباي لا يُستخدمان إلا للشغل. عندها يصبح كشف الحساب نفسه قائمة بتحويلات العملاء فقط، وأي مبلغ غريب يلفت النظر فوراً.
اطلبوا من العميل أن يذكر الحجز
قبل أن يحوّل العميل، أرسلوا له رسالة قصيرة ثابتة:
برجاء كتابة اسم العروسين وتاريخ الفرح في ملاحظة التحويل إن كان التطبيق يسمح بذلك. وإن لم يسمح، أرسلوا لنا بعد التحويل رسالة فيها الاسم والمبلغ ورقم العملية.
بعض التطبيقات تتيح كتابة ملاحظة مع التحويل وبعضها لا، لذلك يغطي الشطر الثاني من الرسالة الحالتين. المهم أن يصلكم مع كل مبلغ اسم الحجز ورقم العملية.
سجّلوا في اليوم نفسه
الدفعة التي لا تُسجَّل في يومها تضيع غالباً في زحمة الموسم. التسجيل يأخذ أقل من دقيقة إن فعلتموه وأنتم ما زلتم في المحادثة، ويأخذ ساعة من البحث إن أجّلتموه شهراً.
السجل: ستة أعمدة تكفي
لا تحتاجون برنامج محاسبة. جدول في Excel أو Google Sheets بهذه الأعمدة يكفي أغلب الاستوديوهات:
التاريخ · العميل · الحجز · المبلغ · الطريقة · رقم العملية
12/6 · سارة وأحمد · فرح 18 أكتوبر · 3,000 · إنستاباي · 4417...
20/8 · سارة وأحمد · فرح 18 أكتوبر · 5,000 · فودافون كاش · من رقم أخو العريس
عمود الحجز هو الأهم. اسم العميل وحده لا يكفي، لأن العميل نفسه قد يحجز عندكم كتب الكتاب والحنة والفرح، ولكل واحد منها سعره وأقساطه. اكتبوا الحجز بالمناسبة والتاريخ.
وعمود رقم العملية هو ما تعودون إليه حين يقول العميل "أنا دافع" وأنتم لا تجدون المبلغ. رقم المرجع الذي يظهر في إشعار التحويل يحسم النقاش في دقيقة.
إن كان الجدول سيصبح أساس حسابات الاستوديو كلها، مصاريف ودخلاً، فاقرؤوا كيف تتابعون دخل ومصاريف شغلكم كمصوّرين، فهو يبني على السجل نفسه.
المطابقة الأسبوعية: ربع ساعة يوم السبت
مرة كل أسبوع، افتحوا كشف المحفظة أو تطبيق البنك وضعوه بجانب السجل. المطلوب شيئان:
كل تحويل وصل إلى الحساب له سطر في السجل.
كل سطر في السجل له تحويل وصل فعلاً.
التحويل الذي لا سطر له يعني أنكم نسيتم تسجيله، أو أنه من شخص لا تعرفونه. والسطر الذي لا تحويل له يعني أن العميل أرسل لقطة شاشة لعملية لم تكتمل، أو أنكم سجّلتم المبلغ مرتين.
اكتشاف هذا بعد أسبوع يعني رسالة لطيفة للعميل. اكتشافه بعد ثلاثة أشهر يعني نقاشاً محرجاً قبل الفرح بأيام.
الحالات التي تربك السجل
الدفعة الجزئية
العميل متفق على قسط 5,000 جنيه، فيحوّل 3,000 ويقول "الباقي آخر الشهر". سجّلوا الـ3,000 كما وصلت، واتركوا القسط مفتوحاً بـ2,000 متبقية. لا تسجّلوا القسط كاملاً على أمل أن يصل الباقي، ولا تنتظروا حتى يكتمل لتسجّلوا شيئاً.
وحين يصل الباقي، يكون له سطر مستقل برقم عمليته.
التحويل من حساب شخص آخر
أخو العريس، أو والدة العروسة، أو صديق حوّل نيابة عنهم. الاسم الظاهر في الإشعار لن يطابق اسم العميل، وبعد شهرين لن تتذكّروا لماذا وصلكم مبلغ من شخص لا تعرفونه.
سجّلوا المبلغ على الحجز الصحيح، واكتبوا اسم المحوِّل الفعلي في عمود رقم العملية أو في ملاحظة بجانبه. وأرسلوا للعميل نفسه رسالة تأكيد: "وصلنا 5,000 جنيه من الأستاذ محمود على حساب فرحكم". هكذا يعرف العميل أن المبلغ وصل ويُحسب له، ولا يُفاجأ أحد لاحقاً.
الكاش يوم الفرح
كثير من العائلات تفضّل تسليم المتبقّي نقداً يوم الفرح. وهذا أسهل مبلغ في الضياع: يُسلَّم في ظرف وسط الزحمة، أحياناً لمساعد وليس لصاحب الاستوديو، ولا يترك أي أثر في أي تطبيق.
اتفقوا مسبقاً على شخص واحد من الفريق يستلم الكاش. وقبل مغادرة القاعة، يعدّ المبلغ ويرسل للعميل رسالة: "استلمنا 4,000 جنيه نقداً، وكده الحساب مكتمل". ثم يُسجَّل في السجل في الليلة نفسها، وطريقته "كاش"، ورقم العملية هو اسم من استلم.
إن كنتم تسلّمون العميل إيصالاً مكتوباً بكل دفعة، ستجدون نموذجاً جاهزاً في نموذج فاتورة وإيصال تصوير بالعربي.
إذا ألغى العميل بعد التحويل
المال المسجّل بوضوح يجعل الإلغاء أسهل. تعرفون بالضبط ما دفعه العميل ومتى، ويبقى السؤال الوحيد: ماذا يقول العقد عن هذا المبلغ؟ هل العربون مسترد؟ وهل يُسترد جزء من الأقساط؟
إن لم يكن في عقدكم بند واضح لهذا، فاقرؤوا العربون وشروط الإلغاء في عقد التصوير قبل أن تحتاجوه.
حين لا يكفي الجدول
الجدول يعمل جيداً حتى يكثر عدد الحجوزات المفتوحة في الوقت نفسه. في الموسم، حين يكون عندكم ثلاثون حجزاً لكل منها قسطان أو ثلاثة، يصبح السؤال "مين لسه عليه فلوس الأسبوع ده؟" صعب الإجابة من جدول مسطّح، لأن الجدول يعرف ما وصل ولا يعرف ما كان يجب أن يصل.
في Lnsly تسجّلون كل دفعة على الحجز والقسط الذي تخصّه، وتختارون طريقتها (كاش، إنستاباي، فودافون كاش، تحويل بنكي، أو غير ذلك) وتكتبون رقم مرجع التحويل. التسجيل يدوي، فلا يوجد ربط مباشر بالمحافظ أو البنوك، لكن كل قسط يظهر بحالته: مدفوع، أو مدفوع جزئياً، أو غير مدفوع.
وهذا هو الجزء الذي لا يقدّمه الجدول: أن تعرفوا ما تبقّى على كل حجز من غير أن تحسبوه بأنفسكم. ولو كانت المشكلة أكبر من المدفوعات، وكل شيء في الاستوديو يعيش في محادثات واتساب، فابدؤوا من من فوضى واتساب إلى استوديو منظّم. ويمكنكم تجربة Lnsly على حجوزاتكم الحالية لتروا إن كان يناسب طريقة عملكم.
أسئلة متكررة
هل يحتاج الاستوديو رقم فودافون كاش منفصلاً؟
ليس شرطاً، لكنه يوفّر وقتاً كبيراً في المراجعة. حين تختلط تحويلات العملاء بتحويلات الأهل، تحتاجون تذكّر مصدر كل مبلغ. الخط المنفصل يجعل كشف الحساب نفسه قائمة بتحويلات الشغل.
أرسل العميل لقطة شاشة لكن المبلغ لم يظهر في الحساب، فما العمل؟
لا تسجّلوه قبل أن يظهر في حسابكم. اطلبوا من العميل رقم العملية وراجعوه مع كشف المحفظة. أحياناً يكون التحويل معلّقاً أو مرسلاً إلى رقم خطأ، واكتشاف ذلك في يومه أسهل بكثير منه بعد شهر.
كم مرة تُراجَع المطابقة؟
مرة أسبوعياً تكفي أغلب الاستوديوهات. في ذروة الموسم، حين تصل عدة دفعات يومياً، قد تحتاجون مرتين.
