رسائل واتساب جاهزة للرد على عملاء التصوير: 12 رسالة من أول سؤال حتى تسليم الصور

الساعة الحادية عشرة ليلاً، والرسالة الرابعة الليلة بالكلمات نفسها: "السلام عليكم، بكام تصوير الفرح؟". تكتبون الرد من الصفر للمرة الرابعة، وتنسون هذه المرة أن تذكروا أن الباكدج لا يشمل الألبوم. بعد ثلاثة أسابيع يعود هذا السطر الناقص في صورة نقاش محرج يوم التسليم.

أغلب ما يكتبه العملاء على واتساب يتكرر. في موسم كامل من الأفراح والسيشنات، تغطي عشرة مواقف تقريباً معظم المحادثات: سؤال عن السعر، سؤال عن موعد، عربون، تذكير، تسليم. والرد الذي تكتبونه مرة واحدة بهدوء في النهار أدق من الرد الذي تكتبونه للمرة العشرين وأنتم متعبون.

جمعنا هنا 12 رسالة لهذه المواقف. انسخوها، وغيّروا كلماتها حتى تشبه طريقتكم في الكلام، واحفظوها في مكان تصلون إليه بلمسة.

قاعدتان قبل النسخ

رسالة واحدة لغرض واحد. الرسالة التي تطلب العربون وتسأل عن عنوان القاعة وتذكّر بموعد السيشن يقرأ العميل نصفها، ويرد على أول سطر وينسى الباقي.

اكتبوا المبالغ والتواريخ صريحة. عبارة "العربون زي ما اتفقنا" تفتح باب "هو احنا اتفقنا على كام؟". اكتبوا الرقم واليوم والتاريخ كاملاً في كل رسالة.

الرسائل هنا تستخدم "حضرتك" لأنها مهذبة ولا تحتاج أن تعرفوا من يكتب لكم: العروس أو العريس أو الأم. إن كان أسلوب استوديوكم أبسط من ذلك فغيّروها. وكل ما بين القوسين [ ] يتغير في كل مرة.

---

الرسائل

1. أول سؤال عن الأسعار

متى: أول رسالة من عميل جديد، وغالباً تكون "بكام؟" بلا أي تفاصيل.

أهلاً [اسم العميل]، شكراً لتواصل حضرتك مع [اسم الاستوديو].

الأسعار بتختلف حسب نوع التصوير وعدد الساعات، وتفاصيل كل باكدج وسعره موجودة هنا: [رابط صفحة الحجز]

ممكن تقولنا تاريخ المناسبة ونوعها (فرح، كتب كتاب، خطوبة، سيشن) عشان نتأكد إننا متاحين؟

الخطأ الشائع: إرسال صورة لقائمة الأسعار بلا نص. البحث داخل المحادثة لا يجد الصور، فيسأل العميل مرة ثانية بعد أسبوع. والقائمة التي صممتموها قبل ستة أشهر قد تحمل أسعاراً تغيرت.

2. "فاضيين يوم 14؟"

متى: حين يسأل العميل عن يوم محدد، واليوم متاح.

أهلاً [اسم العميل]، يوم [اليوم والتاريخ] متاح لحد دلوقتي.

الحجز بيتأكد بعد دفع العربون، وقبل كده ممكن اليوم يتحجز لحد تاني. لو حضرتك حابب نثبّته، نبعتلك التفاصيل.

الخطأ الشائع: الرد بـ"متاح إن شاء الله" ثم الصمت. اليوم المتاح في سبتمبر قد يحجزه عميل آخر في أكتوبر، والعميل الأول سيظن أنكم أمسكتموه له. قولوا بوضوح إن اليوم يُحجز بالعربون. العميل يحتاج هذه المعلومة ليقرر، وأنتم تحتاجونها لتتجنبوا سوء الفهم.

3. اليوم محجوز

متى: حين يكون التاريخ المطلوب محجوزاً لعميل آخر.

للأسف يا [اسم العميل]، يوم [التاريخ] عندنا حجز تاني.

لو التاريخ مرن، عندنا [تاريخ بديل] و[تاريخ بديل]. ولو اليوم ثابت، نقدر نرشح لحضرتك مصور زميل بنثق في شغله.

الخطأ الشائع: الاكتفاء بكلمة "محجوزين". العميل الذي سمع منكم بديلاً يتذكركم حين يخطط لسيشن الخطوبة أو المولود بعد سنة.

4. طلب العربون

متى: بعد أن يختار العميل الباكدج ويقول "تمام".

تمام يا [اسم العميل]، ده ملخص الحجز:

[اسم الباكدج]، يوم [اليوم والتاريخ]، والإجمالي [المبلغ] جنيه.

العربون [المبلغ] جنيه، وبيتدفع على إنستاباي [الحساب] أو فودافون كاش [الرقم].

بعد التحويل ابعتلنا صورة الإيصال، وهنأكد الحجز في نفس اليوم.

الخطأ الشائع: طلب العربون بلا ملخص. حين يرى العميل الباكدج والتاريخ والإجمالي في رسالة واحدة قبل أن يدفع، تختفي نصف خلافات يوم التسليم. أما شروط العربون نفسها، هل يُسترد ومتى، فمكانها العقد، وشرحناها في مقال العربون وشروط الإلغاء.

5. تأكيد استلام العربون

متى: في اليوم نفسه الذي يصل فيه التحويل.

وصلنا العربون [المبلغ] جنيه، شكراً يا [اسم العميل].

يوم [اليوم والتاريخ] بقى محجوز لحضرتك. المتبقي [المبلغ] جنيه، ومعاده [موعد الدفعة].

هنبعتلك العقد النهارده للمراجعة والتوقيع.

الخطأ الشائع: الرد بعلامة 👍 فقط. الإيموجي لا يثبت شيئاً إن اختلفتم لاحقاً على المبلغ، أما رسالة التأكيد بالرقم فتعمل إيصالاً لكم وللعميل معاً. وسجّلوا الدفعة عندكم قبل أن تغلقوا المحادثة.

6. إرسال العقد

متى: بعد تأكيد العربون مباشرة. لا تؤجلوه إلى الأسبوع الذي يسبق الفرح.

ده عقد الحجز يا [اسم العميل]: [رابط العقد]

فيه تفاصيل الباكدج والمواعيد والدفعات وشروط الإلغاء. لو في أي نقطة محتاجة توضيح، اسألنا قبل التوقيع.

الخطأ الشائع: إرسال ملف Word على العميل أن يطبعه ويوقعه ويصوره ويرسله. كثير من العملاء لا يكملون هذه الخطوات أبداً. الرابط الذي يُفتح ويُوقَّع من الموبايل أسهل عليهم. في Lnsly تجدون زر "مشاركة عبر واتساب" في شاشة العقد نفسها، ويرسل رابط التوقيع للعميل. ومن لا يملك نموذج عقد بعد يمكنه البدء من نموذج عقد التصوير الجاهز.

7. تذكير قبل التصوير

متى: قبل الموعد بيومين، لا صباح اليوم نفسه.

أهلاً [اسم العميل]، بنفكّر حضرتك إن التصوير يوم [اليوم] [التاريخ] الساعة [الوقت] في [المكان].

هيكون معاكم [اسم المصور]، ورقمه [الرقم] لو احتجتوا توصلوله يومها.

لو في أي تغيير في المكان أو المعاد، ياريت تبلغونا قبلها.

الخطأ الشائع: التذكير صباح يوم الفرح. في هذا الصباح تكون العروس عند الكوافير والعريس يبحث عن البدلة، ولن يرد أحد. التذكير قبلها بيومين يترك وقتاً لتكتشفوا أن القاعة تغيرت أو أن الزفة تأخرت ساعة.

8. "الصور هتخلص امتى؟"

متى: حين يسأل العميل عن موعد التسليم، وغالباً بعد أسبوع من المناسبة.

أهلاً [اسم العميل]، الصور دلوقتي في مرحلة [الفرز / التعديل].

التسليم زي ما في العقد بعد 30 يوم من التصوير، يعني يوم [التاريخ]، ولو خلصنا قبلها هنبلغ حضرتك على طول.

وبعد التسليم هيكون قدامكم 14 يوم تختاروا صور الطباعة.

الخطأ الشائع: الرد بـ"قريب إن شاء الله". هذه العبارة تجلب السؤال نفسه بعد ثلاثة أيام، والتاريخ المكتوب ينهيه. الأرقام في الرسالة مثال: تسليم بعد 30 يوماً، ثم 14 يوماً لاختيار صور الطباعة. ضعوا مكانها ما في عقدكم، واكتبوها في العقد وفي الرسالة بالأرقام نفسها. والأفضل أن ترسلوا هذه الرسالة قبل أن يسأل العميل، بعد المناسبة بأيام قليلة.

9. تسليم الجاليري

متى: حين يكتمل الجاليري كله، لا على دفعات.

صور [اسم العميل / اسم العروسين] جاهزة 🤍

ده الرابط: [رابط الجاليري]

تقدروا تتفرجوا وتنزّلوا الصور وتشاركوا الرابط مع العيلة.

ولما تختاروا صور الطباعة ابعتولنا أرقامها قبل يوم [التاريخ]، عشان نبدأ الطباعة.

الخطأ الشائع: إرسال 400 صورة داخل المحادثة. واتساب يضغط الصور ويقلل جودتها، ثم تضيع بين الرسائل. رابط واحد يحفظ الجودة ويسهّل على العائلة أن تشاهد الصور. وإن كنتم تسلّمون على فلاشة، أرسلوا الرسالة نفسها يوم التسليم، لأن تاريخ آخر يوم للاختيار يحتاج أن يكون مكتوباً في المحادثة.

10. تذكير اختيار صور الطباعة

متى: في اليوم العاشر تقريباً من مهلة الاختيار، إن لم تصلكم الصور المختارة.

أهلاً [اسم العميل]، حبينا نفكّر حضرتك إن آخر يوم لاختيار صور الطباعة هو [اليوم] [التاريخ].

لو محتاجين مساعدة في الاختيار أو عندكم سؤال عن عدد الصور، كلمونا.

وزي ما في العقد، الاختيار بعد الميعاد ده بيتحسب عليه [النسبة]% من سعر الباكدج، فحابين نخلّص قبلها.

الخطأ الشائع: السكوت حتى تنتهي المهلة ثم مطالبة العميل بالرسوم. لو كانت مهلة الاختيار مثلاً 14 يوماً من التسليم، والتأخير يضيف 25% من سعر الباكدج، والطباعة تحتاج 14 يوماً على الأقل بعد الاختيار، فالعميل الذي يتأخر أسبوعاً يدفع أكثر ويستلم ألبومه متأخراً. الشرط عادل حين يعرفه العميل قبل أن ينطبق عليه، وتذكير واحد في اليوم العاشر يكفي لذلك. وهذه الرسوم لا تُفهم إلا إن كانت مكتوبة في العقد من البداية، كما شرحنا في شروط العربون والإلغاء.

11. تذكير الدفعة الثانية

متى: قبل موعد الدفعة بثلاثة أيام، ثم مرة واحدة في يومها إن لم تصل.

أهلاً [اسم العميل]، بنفكّر حضرتك إن الدفعة التانية [المبلغ] جنيه معادها يوم [التاريخ].

التحويل على نفس الحساب: [إنستاباي / فودافون كاش].

لو في أي ظرف، كلمنا ونتفق على معاد يناسب حضرتك.

الخطأ الشائع: كتابة التذكير بعد أسبوعين من التأخير وأنتم غاضبون. الرسالة المتأخرة تُقرأ كاتهام مهما كانت كلماتها مهذبة، والتذكير في موعده يتلقاه العميل كرسالة عادية. ومتابعة من دفع ومن تأخر أسهل حين تُسجَّل كل دفعة في مكان واحد، وهذا موضوع متابعة مدفوعات إنستاباي وفودافون كاش.

12. "غالي شوية"

متى: حين يعترض العميل على السعر.

مفهوم يا [اسم العميل]، وشكراً إن حضرتك قلتلنا بصراحة.

الباكدج ده فيه [أهم ما يشمله: عدد الساعات، عدد المصورين، الألبوم]. لو الميزانية أقل، باكدج [اسم الباكدج الأصغر] بـ[المبلغ] جنيه ممكن يناسب، والفرق إنه [ما لا يشمله].

الخطأ الشائع: الخصم في أول رد. الخصم السريع يقول للعميل إن السعر الأول لم يكن حقيقياً، ثم يطلب العميل التالي الخصم نفسه. اعرضوا باكدج أصغر بدلاً من تخفيض سعر الباكدج نفسه. وإن لم تكونوا متأكدين من أسعاركم من الأساس، فابدؤوا من طريقة تسعير الباكدج من التكلفة.

---

أين تحفظون الرسائل

في تطبيق WhatsApp Business ميزة اسمها "الردود السريعة". تحفظون كل رسالة تحت اختصار مثل /عربون أو /تذكير، وحين تكتبون الاختصار في أي محادثة تظهر الرسالة كاملة، فتعدّلون ما بين القوسين وترسلون.

وإن كان أكثر من شخص في الاستوديو يرد على العملاء، فضعوا الرسائل في ملف واحد يستخدمه الجميع. حين يكتب كل واحد بطريقته، يسمع العميل أسعاراً وشروطاً مختلفة من الاستوديو نفسه.

الرسائل الجاهزة ترتب الكلام، لكن المعلومات التي تملؤون بها الأقواس تحتاج مكاناً خارج المحادثة: التاريخ المحجوز، والمبلغ المدفوع، وموعد الدفعة القادمة. في Lnsly، حين يرسل العميل طلب الحجز من صفحة الحجز، يفتح واتساب على موبايله والرسالة جاهزة بالباكدج والتاريخ والاسم، فتصلكم أول رسالة منه كاملة بدلاً من "بكام؟". وكتبنا عن بقية الطريق في من فوضى واتساب إلى استوديو منظّم وفي كيف تتوقفون عن خسارة الحجوزات.